Aktuelle Neuigkeiten zum beA

Tipps und Tricks: Friert Ihre beA Client Security?

 

Wie jede umfangreichere Software wird auch das beA ständig weiterentwickelt. Bei dieser Gelegenheit werden auch kleinere Fehler beseitigt, die sich im Betrieb gezeigt haben. Kürzlich kam es etwa bei bestimmten PCs mit Touchscreen zu einem „Einfrieren“ des Anwendungsfensters. Schuld war die beA Client Security, die umgehend überarbeitet und in einer neuen Version bereitgestellt wurde.

Zunächst einmal geht ein Dankeschön an unsere aufmerksamen Nutzer, die der beA-Hotline Auffälligkeiten bei der Nutzung des beA mitteilen und bei einer etwaigen Nachbesserung mitwirken, indem sie beispielsweise ihre konkrete Systemumgebung beschreiben.

Friert bei Ihnen manchmal die beA-Anwendung ein? Dann müssen Sie ganz einfach die beA Client Security neu installieren - denn die "geheilte" Version muss ja irgendwie auf Ihren Rechner. Was zu tun ist, zeigen wir Ihnen am Beispiel eines Windows 10-Rechners.

Und so geht’s:

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Neues vom Kollegen Lahorgue

Vom Kollegen Lahorgue hatten Ihnen wir bereits berichtet (beA-Newsletter 11/2017). Er ist Franzose und in Luxemburg als Rechtsanwalt zugelassen. Und er wollte gerne das französische Pendant zum beA, das RPVA (réseau privé virtuel des avocats), von Luxemburg aus nutzen. Die zuständige Kammer verwehrte ihm aber den Zugang dazu.

In seinem nun veröffentlichten Urteil vom 18.5.2017 (Rs. C-99/16 – Lahorgue) ist der EuGH nun den Schlussanträgen des Generalanwalts Wathelet gefolgt. Der EuGH entschied, dass ein europäischer Anwalt Zugang zu einer elektronischen Kommunikationsplattform eines Landes erhalten müsse, wenn diese sowohl für die Kommunikation der Anwälte untereinander als auch mit den Gerichten zur Verfügung gestellt werde.

Neu: Hervorhebungen

 

Übersicht ist (nicht nur) für die Arbeit mit beA wichtig. Das neue Release der beA-Webanwendung macht es Ihnen noch leichter: mit einer neuen Funktion, die Nachrichten farbig markiert anzeigen kann. Dazu braucht man keinen digitalen Leuchtstift, mit dem die Nachrichten manuell markiert werden – beA erledigt die Hervorhebungen automatisch. Wir erläutern Ihnen hier erst einmal die Grundfunktion, verschiedene Varianten folgen in den nächsten Ausgaben des beA-Newsletters.

Und so richten Sie automatisierte Hervorhebungen ein:

1. Klicken Sie in das Postfach (1) und in den Ordner (2), in dem die Hervorhebungen automatisch gesetzt werden sollen. Wählen Sie „Sonstige Funktionen“ (3) und „Hervorhebung von Nachrichten“ (4).

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Neu: beA zum Rapport

 

Die jüngst installierte neue Version der beA-Webanwendung bietet eine völlig neue Funktion, nämlich das – auch automatisierte – Erstellen von Berichten und statistischen Auswertungen. Damit kann man sich schnell einen Überblick über die Entwicklung der Postfächer verschaffen, z.B. über ihre Größe.

Für sein eigenes Postfach kann der Postfachbesitzer diese Funktion immer verwenden. Andere benötigen das Recht „Berichte erstellen und verwalten“. Mit entsprechenden Berechtigungen können Auswertungen auch über mehrere Postfächer erstellt werden. Eine ausführliche Anleitung für dieses leistungsfähigen Tools erhalten Sie - wie immer in - der beA-Online-Hilfe (Wie man die Online-Hilfe bedient? Siehe beA-Newsletter 2/2016). Wir geben Ihnen zuerst einmal einen kurzen Einstieg ins „Berichtswesen“ im beA. In den nächsten Ausgaben wird das Ganze vertieft.

Und so legen Sie einen Auftrag für einen automatischen Bericht an:

1. Wählen Sie den neuen Reiter „Berichte“ (1) aus. Klappen Sie das Dropdown-Menü „Berichtsvorlage“ auf (2) und wählen Sie „Erstellen“ (3) aus.

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Aufsatz "Wie nutzt man das beA"? von Rechtsanwältin Friederike Wohlfeld BRAK, Berlin

Aufsatz

 

Wie nutzt man beA?

Die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs im Überblick

 

Rechtsanwältin Friederike Wohlfeld, BRAK, Berlin

 

Berlin, 05.04.2017 (Veröffentlichung aus dem BRAK-Magazin Heft 2/2017)

 

Alle im bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis eingetragenen Mitglieder der Rechtsanwaltskammern erhalten ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach, kurz beA. Das beA ist automatisch einer natürlichen Person zugeordnet, dem Postfachinhaber. Dies sind in erster Linie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte; es können z.B. auch Abwickler oder Vertreter sein.

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Neues Release des beA

Das angekündigte neue Release des beA (vgl. beA-Newsletter 22/2017) wurde am Pfingstwochenende erfolgreich installiert. Nachstehend werden einige Neuerungen vorgestellt:

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Pannenhilfe beim Versand

Genauso wie in der analogen Welt besteht im elektronischen Rechtsverkehr die Gefahr, dass etwas schief laufen kann. Dort können zwar keine Briefe verloren gehen und auch über schlecht oder nur teilweise übertragene Telefaxe muss sich niemand mehr streiten. Die neuen Gefahren lauern an ganz anderen Stellen – aber keine Sorge: Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten schon ein paar Hilfestellungen für Pannenfälle geschaffen:

Nach § 130a V 1 ZPO (n.F. voraussichtlich ab 1.1.2018) ist ein elektronisches Dokument bereits beim zuständigen Gericht eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts (meist dem allgemeinen Landesjustizserver) gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen (§ 130a V 2 ZPO). Für den Absender kommt es somit nicht darauf an, ob und wann die zentrale Empfangseinrichtung der Justiz das Dokument an das adressierte Gericht bzw. an die dortige Posteingangseinstelle weitergeleitet hat. Entscheidend für den Eingang ist die Eingangsbestätigung, die über das beA abgerufen und kontrolliert werden kann (dazu beA-Newsletter 7/2017).

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Gesetzesänderung zu § 31a BRAO verkündet

Am 17.5.2017 war es soweit: Die lang diskutierte „kleine BRAO-Reform“ und mit ihr wichtige Änderungen an § 31a BRAO wurden im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl. 2017 I 1121; vgl. hierzu schon beA-Newsletter 13/2017 und 11/2017). Bereits am Folgetag, dem 18.5.2017, trat das Gesetz insoweit in Kraft (vgl. zum Inkrafttreten auch Nachrichten aus Berlin v. 24.5.2017).

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beA in größeren Kanzleien

Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird personenbezogen eingerichtet. Somit hat jeder Rechtsanwalt die Aufgabe, die Registrierung und Erstkonfiguration zunächst selbst durchzuführen. Gerade in größeren Kanzleien mit vielen Berufsträgern kann die Anschaffung der Sicherungsmedien sowie die Ersteinrichtung des Postfachs einen gewissen logistischen Aufwand bedeuten. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, wie man die für die Nutzung des beA notwendigen Arbeitsschritte rationalisieren kann. Und zwar so:

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Gönn‘ dir deine eigene Karte!

Bei der Vorbereitung von Kanzleien auf den elektronischen Rechtsverkehr taucht häufig die Frage auf, für welche Personen in der Kanzlei Sicherungsmittel (also z.B. beA-Karten) angeschafft werden müssen. Oft hört man dann die Meinung, angestellte Anwälte bräuchten keine eigene Karte und Kanzleimitarbeiter könnten sich eine Karte teilen oder auch gut mit der Karte der Chefs arbeiten. Dem ist aber nicht so!

Rechtsanwälte

Grundsätzlich hat jeder zugelassene Anwalt – egal, ob er Inhaber einer Kanzlei oder dort angestellt ist – eine eigene beA-Karte Basis bei der Bundesnotarkammer zu abonnieren. In welchem Beschäftigungsverhältnis er steht, ist unerheblich – auf die Zulassung kommt es an.

Alternativ kann auch das Abonnement „beA-Karte Signatur“ gewählt werden. Auch in diesem Fall wird eine beA-Karte Basis ausgeliefert. Es besteht lediglich das zusätzliche Recht, zu einem späteren Zeitpunkt die beA-Karte Basis mit einem qualifizierten Zertifikat aufzuladen. Dieses wird insbesondere für das elektronische Unterzeichnen von Schriftsätzen nach geltendem Recht benötigt.

Kanzleimitarbeiter

Für Kanzleimitarbeiter müssen durch einen Anwalt der Kanzlei gesonderte Sicherungsmittel angeschafft werden. Im Gegensatz zu den Sicherungsmitteln der Anwälte sind diese bei Auslieferung nicht personengebunden, sondern müssen erst noch einem dezidierten Nutzerprofil, also einem Kanzleimitarbeiter, zugewiesen werden (vgl. beA-Newsletter 4/2017).

Zur Auswahl stehen die beA-Karte Mitarbeiter und das beA-Softwarezertifikat. Aus Sicherheitsgründen geht aber die Empfehlung klar zur beA-Karte Mitarbeiter. Beispielsweise muss das Softwarezertifikat bei einem Mitarbeiterwechsel immer gesperrt werden, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass eine Kopie des Zertifikats durch den Ausgeschiedenen unberechtigt weiter genutzt wird (vgl. beA-Newsletter 5/2017).

Profile und Postfächer

Ein Sicherungsmittel kann man technisch nur einem einzigen Nutzerprofil zuweisen (vgl. beA-Newsletter 2/2017). Mit einer beA-Karte Mitarbeiter können also nicht etwa mehrere Nutzer(-profile) Zugang zum beA-System erhalten. Es ist dringend notwendig, dass jeder Kanzleimitarbeiter sein eigenes Nutzerprofil und damit sein eigenes Sicherungsmittel erhält. Mit den Kanzleikollegen dürfen Sie also gerne alles teilen, aber nicht Ihre beA-Karte!

Natürlich können aber mehrere Nutzerprofile gleichzeitig auf dasselbe Postfach zugreifen. Und selbstverständlich können mit einem Nutzerprofil mehrere Postfächer eingesehen werden. Es sollte daher für jeden Mitarbeiter der Kanzlei, der auf das beA bzw. ein oder mehrere Postfächer zugreifen soll, eine beA-Karte Mitarbeiter angeschafft werden. Bei einem Mitarbeiter- bzw. Stellenwechsel (vgl. beA-Newsleter 5/2017) kann diese Karte durch den Nachfolger weitergenutzt werden.

Warum eigentlich keine beA-Karten teilen?

Die Verwendung eines Nutzerprofils bzw. eines Sicherungsmittels durch mehrere Personen dürfte gegen § 26 RAVPV ebenso verstoßen wie gegen allgemeines Datenschutzrecht. Denn der Zugriff auf und die Arbeit mit dem beA stellen eine automatisierte Datenverarbeitung im Sinne des BDSG dar. Dabei sind technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die eine Zugriffs- und Eingabekontrolle ermöglichen (vgl. Anlage zu § 9 S. 1 Nr. 3 und 5 BDSG). So wird nämlich jede Verarbeitung der im beA befindlichen Nachrichten in den entsprechenden Journalen (vgl. beA-Newsletter 8/2017) protokolliert. Eine Zuordnung zum jeweiligen Sachbearbeiter kann nur gelingen, wenn jeder sein eigenes Nutzerprofil verwendet.

Aus den gleichen Gründen darf auch der Rechtsanwalt seine Sicherungsmittel nicht aus der Hand geben. Hinzu kommt aber ganz entscheidend, dass voraussichtlich ab 1.1.2018 der Versand eines Schriftsatzes aus dem beA die „Unterschrift“ des Anwalts ersetzen kann. Der Anwalt delegiert mit der Weitergabe seines eigenen Sicherungsmittels daher die Übernahme der Verantwortung für einen Schriftsatz und dessen Unterzeichnung an einen nicht postulationsfähigen Mitarbeiter. Das dürfte erhebliche Wirksamkeitsprobleme aufwerfen. Diese werden noch verschärft, wenn der Anwalt sogar seine Signaturkarte und damit quasi seine eigenhändige Unterschrift aus der Hand gibt.

Eine eindeutige Zuordnung der Bearbeitungsschritte im beA dürfte zudem im Eigeninteresse der Kanzlei liegen: Zum einen kann die Arbeit nur sinnvoll organisiert und überprüft werden, wenn nachvollziehbar ist, wer wann was im beA erledigt hat. Zum anderen kann ein Wiedereinsetzungsantrag nur dann sinnvoll begründet werden, wenn anhand der Journaleinträge glaubhaft gemacht werden kann, dass ein etwaiges Verschulden nicht den bevollmächtigten Anwalt, sondern die zuverlässige Kanzleikraft trifft.

Online-Börse

Über diesen Link gelangen Sie zur Online-Börse der Rechtsanwaltskammer Hamm.