Genauso wie bei den herkömmlichen Übermittlungswegen kann auch bei der Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs der Fehlerteufel zuschlagen. Die beiden Entscheidungen des LAG Hamm und des OLG Karlsruhe, die wir Ihnen weiter unten vorstellen, illustrieren das ganz schön. Der Fehlerteufel ist mit Hilfe des beA aber ganz gut beherrschbar. Denn das beA-System führt zahlreiche Protokollierungen für Sie durch. Ihr Kanzleipersonal (oder natürlich Sie selbst) sollte diese nur vor dem Streichen einer Frist bzw. im Rahmen der abendlichen Gesamtkontrolle noch prüfen; das sollten Sie in einer organisatorischen Anweisung festlegen.
Wie eine Postausgangskontrolle zu erfolgen hat, haben schon einmal beschrieben (beA-Newsletter 35/2017). Lassen Sie uns heute nochmals die (in den beiden Entscheidungen relevant gewordenen) Prüfmöglichkeiten näher unter die Lupe nehmen.
In unserem Beispiel wird ein formbedürftiger Schriftsatz an ein Gericht als elektronisches Dokument per beA übermittelt, der über eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) verfügt. Da Sie die gesendete Nachricht im Regelfall ohnehin auf Ihrem lokalen System langfristig speichern müssen, exportieren Sie die gesendete Nachricht am besten gleich.
Wechseln Sie in den Unterordner „Gesendet“ (1) und machen Sie einen Doppelklick auf der gerade versandten Nachricht (2). Innerhalb des Nachrichtenfensters wählen Sie unter den „sonstigen Funktionen“ den Befehl „Exportieren“ (3) aus. Speichern Sie die Exportdatei (den ZIP-Ordner) auf Ihrem lokalen System ab (dazu z.B. beA-Newsletter 17/2018).
Öffnen Sie die Exportdatei mit einem Doppelklick. Dort finden Sie nun den (in der Entscheidung des LAG Hamm thematisierten) „Sendebericht“ als Datei mit dem Namen „xxxxxx_export.html“ (1). In dieser Datei prüfen Sie, ob das Feld „Zugegangen“ mit einem Datum versehen ist (2). Am wichtigsten ist es allerdings, die Eingangsbestätigung des Justizservers zu prüfen. Hier muss im Rahmen des Ermittlungsstatus „erfolgreich“ bzw. „kein Fehler“ angegeben werden (3).
Gut zu wissen: Zum Prüfen, ob die elektronischen Dokumente ordnungsgemäß signiert waren, ist der Sendebericht ungeeignet, geprüft wird in diesem Rahmen nur die Übermittlung der Nachricht.
Ist die Nachricht erfolgreich bei Gericht eingegangen, stellt das schon die halbe Miete dar. Jetzt müssen Sie nur (wie in der Entscheidung des OLG Karlsruhe) noch prüfen, ob die Form des § 130a III ZPO gewahrt wurde. Und das machen Sie mithilfe des Prüfprotokolls. Dieses finden Sie unter „xxxxxx_VerificationReport.html“ (1). Achten Sie zunächst auf das Gesamtprüfergebnis zur beA-Nachricht, das eine grüne Markierung haben und auf keinen Fehler hindeuten sollte (2). Finden Sie in der Kopfzeile den Vermerk, dass der sichere Übermittlungsweg aus einem Anwaltspostfach gewählt wurde, der Anwalt also selbst den Versand durchgeführt hat, ist die (prozessuale) Form nach § 130a III Alt. 2 ZPO bereits gewahrt (3).
Fehlt der Vermerk, muss unbedingt noch geprüft werden, ob der formbedürftige Schriftsatz über eine gültige qeS verfügt (§ 130a III Alt. 1 ZPO). Suchen Sie dazu das elektronische Dokument in der nachfolgenden Liste. Wurde – wie vorgeschrieben – eine fortlaufende Nummerierung verwandt, dürften Sie es gleich nach der Gesamtprüfung der Nachricht finden (3). Den Dateinamen sehen Sie unter dem Eintrag „Inhaltsdaten“. Das Gesamtprüfergebnis muss hier ein positives Ergebnis ausweisen.
Jetzt ist noch Feintuning angesagt: Öffnen Sie den formbedürftigen Schriftsatz (1). Am Ende des Schriftsatzes muss eine verantwortende Person genannt sein (sog. einfache Signatur), wenn auf die qeS verzichtet werden, also die Verwendung des sicheren Übermittlungswegs ausreichen soll (2). Der im Sendebericht oder Prüfprotokoll ausgewiesene Absender der Nachricht muss mit dieser verantwortenden Person identisch sein (vgl. beA-Newsletter 19/2019). Was vielleicht übersehen wird: Selbstverständlich muss auch bei Verwendung der qeS eine Personenidentität mit der verantwortenden Person gegeben sein. Prüfen Sie bei Verwendung der qeS im Prüfprotokoll den Autor der qeS und vergleichen Sie ihn mit der aus dem Schriftsatz erkenntlichen verantwortlichen Person!
