Strukturdatensatz: Gar nicht so schwer zu durchschauen

Einer Nachricht soll nach § 2 III ERVV ein Strukturdatensatz beigefügt werden, der die Datenverarbeitung in der Justiz erleichtert. Diese strukturierten Daten können automatisiert in die Software der Gerichtsverwaltung übernommen werden – und umgekehrt auch von Kanzleisoftware verarbeitet werden. Was es damit auf sich hat, sehen wir uns einmal genauer an:

Der Strukturdatensatz können Sie sich wie einen Beipackzettel zu Ihrer Datei – beispielsweise: Ihrer Klageschrift – vorstellen, der deren Inhalt beschreibt. Er basiert auf dem XJustiz-Standard, einem justizspezifischen XML-Schema, das grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten (Bürgern, Unternehmen, Rechtsanwälten) und den Gerichten enthält. In fest definierten Datenfeldern sind z.B. Gerichtsbezeichnung und Aktenzeichen enthalten; daneben gibt es Fachmodule z.B. für Strafverfahren, Mahnverfahren und Register. Der XJustiz-Standard ist Bestandteil der organisatorisch-technischen Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften (OT-Leit-ERV), die von der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) entwickelt wurden. Der Standard gilt also global für alle, die am ERV teilnehmen.

Über § 5 ERVV in Verbindung mit der ERVB wird die jeweils gültige Version des Standards für den Strukturdatensatz verbindlich festgelegt. Seit 1.9.2019 sind die XJustiz-Version 2.4 und dort die Definition für die Übermittlung von „Schriftgutobjekten“ maßgeblich. Diese Definition setzt sich aus drei Bereichen zusammen: dem Nachrichtenkopf mit den Adressinformationen, den Grunddaten zum Verfahren und den Daten zu den angehängten Dokumenten.

Zwar kommt eine Zurückweisung des übersandten elektronischen Dokuments wegen unterlassener oder fehlerhafter Übermittlung eines strukturierten Datensatzes nicht in Betracht (vgl. BR-Drs. 645/17, 13). Gleichwohl ist folgendes wichtig zu wissen:

1. Die Felder zum Aktenzeichen (1) sind zwar in technischer Hinsicht keine Pflichtfelder. § 2 II Nr. 2 ERVV und der Strukturdatensatz sehen aber die Angabe der Aktenzeichen vor. Füllen Sie diese Felder daher in der Kommunikation mit den Gerichten aus!
2. Die Angabe des Verfahrensgegenstands (§ 2 II Nr. 4 ERVV) ist mittlerweile über das Feld „Betreff“ (2) möglich. Geben Sie in diesem Pflichtfeld daher auch den Verfahrensgegenstand an.
3. Zum Feld Justiz- bzw. Instanzbehörde (3) finden Sie nähere Informationen im beA-Newsletter 29/2019.
4. Die Bezeichnung des Anhangs (4) wird im Gegensatz zu früher mittlerweile über den Strukturdatensatz an die Empfänger übermittelt. Es macht also Sinn, den Dokumenteninhalt zusätzlich auch hierüber und nicht nur über den Dateinamen zu beschreiben.

Obacht: Die Angaben im Strukturdatensatz können – ebenso wenig wie etwa Erklärungen im Betreff der elektronischen Nachricht – den Vortrag im elektronischen Dokument ersetzen (BR-Drs. 645/17, 13)!