Die ERVV, die ab dem 1.1.2018 gelten wird, enthält zahlreiche Detailregelungen, mit denen die Kommunikation mit den Gerichten vereinheitlicht werden soll (vgl. dazu beA-Newsletter 45/2017). § 2 ERVV regelt die technischen Anforderungen an elektronische Dokumente (dazu soeben) und sieht in Absatz 3 vor, dass diesen ein maschinenlesbarer XML-Datensatz (wie z.B. auch im Online-Mahnverfahren) beizufügen ist.
Sie verstehen nur Bahnhof? Wir versuchen, es für Sie zu enträtseln:
XML (Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache (Metasprache) zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei. Mit XML wird also beschrieben, welche Struktur und Bedeutung die in einem Dokument enthaltenen Daten haben. Sowohl Menschen als auch Maschinen können diese Beschreibung lesen. Das ist hilfreich beim Austausch von Daten über Netzwerke zwischen verschiedenen Systemen.
Für den Versand von Dokumenten über das beA „übersetzt“ bedeutet das: Sie fügen dem Dokument, das Sie versenden (z.B. einer Klageschrift), in einer zusätzlichen Datei, dem sog. Strukturdatensatz, die wichtigsten Informationen zu Ihrem Dokument in einer Weise bei, die vom IT-System des Gerichts automatisch ausgelesen werden kann. Im Strukturdatensatz sollen – in Anlehnung an § 130 Nr. 1 ZPO – zukünftig folgende Angaben enthalten sein:
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die Bezeichnung des Gerichts;
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sofern bekannt, das Aktenzeichen des Verfahrens;
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die Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten;
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die Angabe des Verfahrensgegenstandes;
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sofern bekannt, das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle.
Das hört sich zwar reichlich kompliziert an. Aber keine Sorge, es klingt nur so! Mit dem beA kann man ganz einfach einen solchen Strukturdatensatz erzeugen und dem dazugehörigen Dokument (z.B. Ihrer Klageschrift) beifügen. Die dazu notwendigen Angaben werden vom beA weitgehend sogar automatisch erzeugt. Wir zeigen Ihnen gleich, wie das geht. Aber vorher…
… noch ein wichtiger Hinweis:
Die Angaben im Strukturdatensatz können – ebenso wenig wie etwa Erklärungen im Betreff der elektronischen Nachricht – den Vortrag im elektronischen Dokument nicht ersetzen. Für das Gerichtsverfahren maßgeblich bleiben weiterhin die Angaben im als PDF (oder TIFF) eingereichten elektronischen Dokument selbst. Logisch, denn der Strukturdatensatz beschreibt ja nur den Inhalt des eigentlichen Dokuments! Erfreulich: Eine Zurückweisung des elektronischen Dokuments wegen unterlassener oder fehlerhafter Übermittlung eines strukturierten Datensatzes kommt daher nicht in Betracht (BR-Drs. 645/17, 13).
Und so erzeugen Sie den Strukturdatensatz:
1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und füllen Sie die Nachrichtenfelder möglichst umfassend aus. Markieren Sie dann das Feld „Strukturdatensatz generieren und anhängen“ (1). Als Anwalt können Sie ab 1.1.2018 dann unmittelbar die Nachricht versenden („sicherer Übermittlungsweg“, s. dazu oben) (2). Alternativ speichern Sie (etwa als Kanzleimitarbeiter) die Nachricht zum späteren Versand im Ordner „Entwürfe“ (A).
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