Manche Kolleginnen und Kollegen haben gleich mehrere beA-Postfächer – vielleicht ist Ihnen das schon aufgefallen, wenn Sie den Empfänger einer beA-Nachricht einsetzen wollten, oder Sie gehören sogar selbst zu denjenigen. Das ist nicht etwa ein Versehen, sondern muss so sein: Einem Mitglied einer Rechtsanwaltskammer werden dann mehrere beA zugewiesen, wenn es neben der Zulassung als niedergelassener Anwalt über eine weitere Zulassung als Syndikusrechtsanwalt verfügt.
Gleiches gilt, wenn ein Anwalt neben seiner Hauptkanzlei eine weitere Kanzlei einrichtet. In allen diesen Fällen ist für jedes dieser Postfächer eine gesonderte beA-Karte zu beantragen (dazu beA-Newsletter 13/2018). Vereinfacht gesagt gilt also: Für jede Zulassung bzw. jede Kanzlei bekommen Sie ein gesondertes beA.
Sobald Sie jeweils die Erstregistrierung (dazu beA-Newsletter 11/2018) durchlaufen haben, können Sie Ihre beA-Postfächer mit den dazugehörigen beA-Karten regelmäßig kontrollieren. Das klingt etwas umständlich, lässt sich aber ganz leicht vereinfachen: Mit der beA-Webanwendung können Sie Ihre Postfächer so „zusammenschalten“, dass Sie mit jeder Ihrer beA-Karten Ihre gesamte Post behandeln können.
Und das machen Sie wie folgt:
Melden Sie sich in einem Ihrer beiden beA an und wechseln Sie in die „Einstellungen“ (1) und dort in die „Postfachverwaltung“ (2). Dort klicken Sie auf den Befehl „Benutzerverwaltung“ (3). Wählen Sie anschließend in den „Suchoptionen“ (4) die Suche nach „Benutzer mit Postfach“ (5) aus.
Geben Sie als Suchparameter am besten nur die SAFE-ID Ihres anderen beA ein, also des Postfachs, in dem Sie aktuell nicht eingeloggt sind (1). Lösen Sie die Suche aus (2). Markieren Sie den gefundenen Eintrag (3) und klicken Sie auf „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“ (4).
Klicken Sie anschließend auf „neues Recht zuordnen“ (1) und wählen Sie im nachfolgenden Fenster Ihr Postfach aus, in dem Sie aktuell angemeldet sind (2). Im Dropdown-Menü zu den Rechten (3) setzen Sie den Haken bei „Alle“ (4). Schließen Sie mit „Speichern und zurück“ (5). Denken Sie jetzt noch daran, den dazugehörigen Sicherheitstoken (also Ihre andere beA-Karte) zur Ent- und Verschlüsselung freizuschalten (6) (dazu beA-Newsletter 19/2018).
Sie haben es geschafft! Nun sollten Sie ggf. noch dieselben Arbeitsschritte spiegelbildlich in Ihrem anderen beA machen, damit Sie wechselseitig von beiden Postfächern aus auf das jeweils andere zugreifen können.
Obacht: Sollten Sie Mitarbeiter zum Zugriff auf Ihre beA-Postfächer berechtigten wollen, dann sollten Sie die Rechtezuordnung natürlich sauber nach den verschiedenen Tätigkeitsbereichen trennen, um nicht die Verschwiegenheitspflicht zu verletzen. Da Sie in dem eben beschriebenen Fall aber ausschließlich sich selbst an einem ebenfalls Ihnen gehörenden Postfach berechtigen, ist eine solche Differenzierung entbehrlich.