Neu: beA zum Rapport – Rechtsanwaltskammer Hamm

Die jüngst installierte neue Version der beA-Webanwendung bietet eine völlig neue Funktion, nämlich das – auch automatisierte – Erstellen von Berichten und statistischen Auswertungen. Damit kann man sich schnell einen Überblick über die Entwicklung der Postfächer verschaffen, z.B. über ihre Größe.

Für sein eigenes Postfach kann der Postfachbesitzer diese Funktion immer verwenden. Andere benötigen das Recht „Berichte erstellen und verwalten“. Mit entsprechenden Berechtigungen können Auswertungen auch über mehrere Postfächer erstellt werden. Eine ausführliche Anleitung für dieses leistungsfähigen Tools erhalten Sie - wie immer in - der beA-Online-Hilfe (Wie man die Online-Hilfe bedient? Siehe beA-Newsletter 2/2016). Wir geben Ihnen zuerst einmal einen kurzen Einstieg ins „Berichtswesen“ im beA. In den nächsten Ausgaben wird das Ganze vertieft.

Und so legen Sie einen Auftrag für einen automatischen Bericht an:

1. Wählen Sie den neuen Reiter „Berichte“ (1) aus. Klappen Sie das Dropdown-Menü „Berichtsvorlage“ auf (2) und wählen Sie „Erstellen“ (3) aus.

2. Vergeben Sie einen neuen Namen für den Berichtsauftrag (1) sowie (wenn Sie möchten) einen Kommentar (2). Wählen Sie alle Postfächer aus, indem Sie auf den Doppelpfeil klicken (3). Um eine Übersicht zu erhalten, wählen Sie alle Datenfelder aus, die im Bereich Kenngrößen abgebildet sind, indem Sie auch dort auf den Doppelpfeil klicken (4). Eine genaue Erklärung dieser Kenngrößen erhalten Sie in der Online-Hilfe. Schließen Sie mit „Weiter“ ab (5).

3. Im nächsten Schritt können Sie Filterkriterien festlegen, wenn Kenngrößen bestimmte Voraussetzungen erfüllen sollen. Außerdem entscheiden Sie, welche Kenngrößen ausgegeben bzw. angezeigt werden sollen. Wir lassen hier alles unverändert, um einen möglichst großen Datenbestand zu erhalten und klicken auf „Weiter“ (1).

4. Auf der nächsten Seite kann die Sortierung der Datensätze festgelegt werden. Man könnte beispielsweise aufsteigend nach dem Postfachnamen sortieren (1). Mit den Pfeiltasten lassen sich die Datenfelder in der Reihenfolge verschieben. Wir lassen sonst alles unverändert und schließen mit „Weiter“ ab (2).

5. Abschließend können Sie nun noch ein Ausführungsintervall wählen, z.B. täglich. Wir wollen hier die Berichtserstellung manuell anstoßen und lassen das Feld daher unverändert. Klicken Sie auf „Abschließen“ (1); damit wird die Berichtsvorlage gespeichert und Sie gelangen wieder in die Berichtsübersicht.

6. Wir erstellen nun einen ersten Bericht anhand der erstellten Berichtsvorlage. Stellen Sie sicher, dass die entsprechende Berichtsvorlage markiert ist (1) und klicken Sie auf „Bericht“ (2) und dann auf „Erstellen“ (3).

7. Um den Bericht ansehen zu können, müssen Sie ihn zuerst auf Ihr lokales System exportieren. Klicken Sie auf „Bericht“ (1) und „Exportieren“ (2). Sie haben nun die Möglichkeit, eine CSV-Datei lokal zu speichern und anschließend beispielsweise mit einer Tabellenkalkulation (wie Excel) zu öffnen.

8. In der Tabellenkalkulation werden in den Zeilen die verschiedenen Postfächer und in den Spalten die ausgegebenen Datenfelder angezeigt. So ergibt sich aus dem beigefügten Screenshot etwa, dass die durchschnittliche Nachrichtengröße im Postfach Mustermann 669 KB sind.

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