Früher oder später passiert es: Die Dokumente, die Sie als Anhang einer beA-Nachricht versenden wollen, sind einfach zu umfangreich und können nicht mit einer einzigen Nachricht versandt werden. Im elektronischen Rechtsverkehr können Sie nämlich „nur“ maximal 60 MB große Nachrichten samt Anhängen versenden. Im Vergleich zu E-Mail ist das übrigens sehr viel, je nach Anbieter liegt die Grenze meist bei etwa 6 bis 10 MB. Die Begrenzung auf 60 MB ist nicht beA-spezifisch. Sie gilt in technischer Hinsicht im gesamten EGVP-Verbund. Und in rechtlicher Hinsicht wird sie durch § 5 I Nr. 3 ERVV i.V.m. Nr. 2 lit. b ERVB 2018 für Anwältinnen und Anwälte verbindlich festgelegt. Für die Bedürfnisse der Justiz sind die 60 MB auch völlig ausreichend. Im anwaltlichen Alltag kann es durchaus vorkommen, dass einmal größere Mengen an Anlagen anfallen.
Was Sie in diesem Fall tun können, zeigen wir Ihnen gleich:
Zunächst einmal sollten Sie darauf achten, die als Anhang beizufügenden PDF-Dateien zu verkleinern. Das Mittel der Wahl ist es, Dokumente bereits optimiert einzuscannen (dazu beA-Newsletter 31/2017). Im Übrigen gibt es in vielen PDF-Anwendungen eine Standardfunktion „PDF optimieren“, die Ihnen die Möglichkeit bietet, die Dateigröße zu verkleinern (1).
Steht Ihnen derzeit noch keine professionelle PDF-Software mit dieser Funktionalität zur Verfügung, können Sie das PDF einfach nochmals über Ihren PDF-Drucker „ausdrucken“. Dabei Sie in den Einstellungen (1) eine möglichst niedrige Auflösung bzw. Druckqualität (2). Wichtig: Vergessen Sie nicht, danach zu prüfen, ob die Texterkennung ordnungsgemäß durchgeführt wurde (s. dazu etwa beA-Newsletter 20/2019 und beA-Newsletter 1/2019).
Passen die Anhänge danach immer noch nicht in eine Nachricht, hilft nur noch eins: Teilen Sie die Anhänge auf mehrere Nachrichten auf. Sowohl die Nachrichten als auch die mit ihnen übersandten Anhänge sollten Sie dann möglichst präzise beschriften, damit die Posteingangsstelle des Gerichts alle ihre Nachrichten eindeutig demselben Verfahren zuordnen kann – sonst werden am Ende mehrere Akten zu einem Verfahren angelegt. Empfehlenswert ist es also, im Betreff der Nachricht eine Klammerwirkung herzustellen.
Beispielsweise könnten Sie den Betreff der Nachricht so gestalten: „Huber./.Meier; Klageerwiderung; Teil 1 von 3; Schriftsatz vom 01.01.2020, Anlage B 01, 02, 04 bis 09“ (1). Eine Aufteilung der Anhänge in einzelne, präzise über Dateinamen, Anhangsbezeichnung und Anlagenstempel beschriftete Dateien ist in diesen Fällen essenziell! Die fortlaufende Nummerierung der Anhänge sollte über alle Nachrichten konsistent sein (2).
Merken kann man sich das eigentlich ganz einfach: Sie möchten der Geschäftsstelle des Gerichts die Zuordnung der einzelnen Dokumente, die Sie zu einem Verfahren übersenden, so einfach wie möglich machen – und das ist umso wichtiger, je mehr Anlagen und Nachrichten Sie auf einmal übersenden.
Und was ist, wenn schon ein einzelner Anhang zu groß ist?
Das kann durchaus vorkommen, z.B. wenn Sie ein umfangreiches Gutachten mit Bilddokumentation als Anlage senden möchten – dann sind 60 MB schnell überschritten, trotz aller Komprimierungsmaßnahmen, die wir Ihnen oben beschrieben haben. In solchen Fällen hilft § 3 ERVV:
Danach können Sie glaubhaft machen, dass Sie die nach § 5 I Nr. 3 ERVV geltende Höchstgrenze für die Anzahl oder das Volumen elektronischer Dokumente nicht einhalten konnten. Dann können Sie den Schriftsatz nach den allgemeinen Vorschriften einreichen, möglichst unter Beifügung des Schriftsatzes und der Anlagen als elektronische Dokumente auf einem nach § 5 I Nr. 4 ERVV bekanntgemachten zulässigen physischen Datenträger. Nach Nr. 3 ERVB 2018 sind CD oder DVD als Datenträger zulässig, nicht aber z.B. ein USB-Stick.