Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird personenbezogen eingerichtet. Somit hat jeder Rechtsanwalt die Aufgabe, die Registrierung und Erstkonfiguration zunächst selbst durchzuführen. Gerade in größeren Kanzleien mit vielen Berufsträgern kann die Anschaffung der Sicherungsmedien sowie die Ersteinrichtung des Postfachs einen gewissen logistischen Aufwand bedeuten. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, wie man die für die Nutzung des beA notwendigen Arbeitsschritte rationalisieren kann. Und zwar so:
beA-Karten & Co.
Bei der Bestellung von Sicherungsmedien, also beA-Karten bzw. beA-Softwarezertifikaten, gilt: Jeder Anwalt muss seine beA-Karte selbst bestellen und abrechnen.
Gab es da nicht mal…? Stimmt: Ursprünglich hatte die Bundesnotarkammer (BNotK) für Sozietäten mit mehr als zehn Berufsträgern die Abrechnung über eine einheitliche Referenznummer angeboten. Zwar musste jeder Anwalt selbst seine Sicherungsmedien bestellen. Gleichwohl konnten alle Sicherungsmedien einheitlich durch die Kanzlei abgerechnet werden. Allerdings erwies sich dieses als Erleichterung gedachte Verfahren tatsächlich als zu aufwendig: Wegen der häufigen Wechsel in Großkanzleien ist der Verwaltungsaufwand für die Abrechnung der Karten sowohl auf Seiten der Kanzleien als auch der BNotK ziemlich hoch. Aus nachvollziehbaren Gründen hat die BNotK dieses Sammelverfahren daher eingestellt.
Erstregistrierung
Sobald die beA-Karten sowie die PIN ausgeliefert wurden, müssen alle Anwälte den Prozess der Erstregistrierung durchlaufen (vgl. beA-Newsletter 1/2016). Das bedeutet aber nicht, dass jeder Anwalt einer Kanzlei selbst herumprobieren muss, wie alles funktioniert. Die Erstregistrierung könnte z.B. auf einem bereits vorkonfigurierten zentralen PC erfolgen. Denn die beA-Webanwendung muss nicht zwangsläufig vom „eigenen“ PC aufgerufen werden. Die Erstregistrierung kann durch einen Mitarbeiter angeleitet und betreut werden, der bereits eingearbeitet ist (z.B. der Systemadministrator).
Konfiguration der Postfächer
Gleich im Anschluss an die Erstregistrierung kann sich jeder Anwalt im beA anmelden und könnte dann einem bestimmten Mitarbeiter – etwa dem Systemadministrator oder „beA-Beauftragten“ – vorübergehend das Recht einräumen, Berechtigungen zu verwalten (vgl. beA-Newsletter 3/2017).
Vorteil: Der Administrator kann dann nach einem durch die Kanzlei vorgegebenen Konzept die beA-Postfächer aller Anwälte der Kanzlei einheitlich konfigurieren. Beispielsweise kann er spezifische E-Mail-Adressen zur Benachrichtigung bei einem Posteingang hinterlegen (z.B. die des Anwalts und seines Sekretariats) und Rechte für den Abruf der Nachrichten durch das dem Anwalt zugeordnete Sekretariat setzen.
Voraussetzung ist, dass der Systemadministrator einen eigenen Sicherheits-Token für den Zugang zum beA hat und dieser für den Zugriff auf die Postfächer der Anwälte freigeschaltet wird. Nachdem er das Postfach konfiguriert hat, kann der Administrator seinen Zugang einfach wieder löschen; damit würde auch sein Zugriff auf alle Postfächer der Kanzlei gelöscht werden. Alternativ kann sich der Administrator die Rechte in den einzelnen Postfächern einfach selbst wieder entziehen.